راهکارهای ویدئو کنفرانس

یکی از نمودهای کسب و کار هوشمند توسعه فناوری‌های ارتباطی با رویکرد تسهیل در ارتباطات سازمانی می‌باشد.

باتوجه‌‌ به‌ پیشرفت تکنولوژی، به‌منظور برقراری ارتباط از راه دور می‌توان ‌از فناوری ویدئو کنفرانس استفاده نمود. در عصر کنونی بسیاری از فعالیت‌ها به صورت دورکاری انجام می‌شود و برقراری ویدیو کنفرانس از محبوبیت بیشتری برخوردار شده است.

ویدئو کنفرانس زمانی فقط توسط شرکت‌های بزرگ مورد استفاده قرار می‌گرفت، اما امروزه به یک روش متداول در جهت برقراری ارتباط و همکاری برای سازمان‌های متفاوت از ابعاد بزرگ و کوچک با ماهیت سازمانی متفاوت تبدیل شده است.

شرکت‌هایی که در زمینه‌های کاملا متفاوت فعالیت می‌کنند این روزها متوجه جایگاه و مزیت ویدئو کنفرانس در برقراری ارتباطات شده‌اند.

 از جمله شرکت‌های استفاده کننده ویدئو کنفرانس شرکت‌های آموزشی، طبی، پزشکی و داروسازی، شرکت‌های مالی، بانک‌ها، شرکت‌های بیمه‌ای، سازمان‌های دولتی، شرکت‌های ارائه‌دهنده انواع تکنولوژی‌های روز و … هستند.

همان‌طورکه مشخص است تنوع استفاده‌کنندگان از ویدئو کنفرانس بسیار زیاد است و هر کدام با نیاز متفاوت از یک فناوری یعنی ویدیو کنفرانس استفاده می‌کنند.

 

 

ویدئو کنفرانس چیست؟

 

کنفرانس ویدیویی با کمک مجموعه‌ای از فناوری‌های ارتباطی، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها به انجام یک دیدار ویدیویی منجر می‌شود.

 کنفرانس ویدیویی این امکان را فراهم می‌کند که دو یا چند نفر به صورت همزمان از موقعیت‌های مکانی متفاوت از نظر جغرافیایی بتوانند به صورت صوتی و تصویری همزمان مکالمه داشته باشند این فاصله مکانی از یک طبقه ساختمان تا دو نقطه متفاوت در کره زمین متغیر است.

 

 

برخی مزایای استفاده از ویدئو کنفرانس

 

  •  صرفه‌جویی در زمان و هزینه:

با استفاده از ویدیو کنفرانس می‌توان بسیاری از هزینه‌های جاری مانند هزینه سفرهای تجاری، هزینه مراجعه به کارکنان برای آموزش را به صورت چشم‌گیری کاهش داد و مدیریت نمود، با استفاده از ویدیو کنفرانس زمان کمتری برای آموزش و برگزاری جلسات صرف می‌شود.

 

  • برقراری ارتباطات موثرتر:

این مزیت ویدئو کنفرانس از مزایای نامرئی آن است، تحقیقات نشان می‌دهند که ارتباط ویدیویی در مقایسه با تماس صوتی منجر به برقراری ارتباط موثرتری می‌شود، افراد زمانی که به صورت ویدئویی با هم صحبت می‌کنند نتایج بهتری می‌گیرند.

همچنین در تماس‌های صوتی امکان تشخیص احساسات واقعی و مشاهده زبان بدن افراد امکان‌پذیر نیست در صورتیکه ویدیو کنفرانس این اماکن را فراهم می‌کند تا افراد با دیدن واکنش‌های یکدیگر بتوانند تاثیر بهتری روی یکدیگر بگذارند.

 

  • کنترل کارها از راه دور:

علاوه بر جلسات کاری و آموزش کارمندان استفاده از ویدیو کنفرانس برای آموزش مشتریان، انجام مصاحبه‌های کاری نیز کارساز و کارآمد است.

 در بسیاری از مواقع برگزاری مصاحبه کاری از نزدیک منجر به صرف وقت می‌شود که با برگزاری مصاحبه‌های ویدیویی می‌توان این موضوع را به راحتی کنترل کرد، چه بسا نتیجه حاصل از برگزاری مصاحبه‌های آنلاین ثمر بخش‌تر از مصاحبه به روش سنتی است.

 

  • افزایش بهره‌وری و کارایی:

مهم ترین موضوعی که در استفاده از ویدیو کنفرانس کاملا آشکار است شکستن مرزهای جغرافیایی و صرفه‌جویی در زمان برای برقراری ارتباط بین کارکنان، مشتریان و … در هر زمان و هر مکان است.

 به این ترتیب جلسات بسیار کارآمدتر و کوتاه‌تر خواهد بود، چرا که زمان کمتری صرف انجام تشریفات برگزاری جلسات، مقدمات لازم جهت بررسی و انتخاب افراد حاضر در جلسه و سایر امور زمان‌بر خواهد شد، افراد در جلسات ویدیو کنفرانس تمرکز بیشتری دارند و موضوعات مورد بحث با دقت بیشتری پیگیری می‌شود.

 

  • افزایش انعطاف‌پذیری:

یکی از مزایای استفاده از ویدئو کنفرانس این است که افراد انعطاف‌پذیری بیشتری برای حضور در جلسات دارند و همچنین در طول جلسه هوشیارانه‌تر عمل می‌کنند.

 هیچ دلیلی از جمله، ماموریت‌های از پیش تعیین نشده، دیر رسیدن به جلسه، پیچیدگی‌های کاری از پیش تعیین نشده هیچ‌کدام مانع از برگزاری جلسات نمی‌شود.

در بسیاری از مواقع مشاهده شده که به دلایل از پیش تعیین نشده امکان حضور یکی از افراد کلیدی در جلسه فراهم نمی‌شود و ناچارا جلسه به روز دیگری موکول می‌شود و یا نتیجه جلسه نتیجه با کیفیتی نخواهد بود در صورتیکه جلسات به صورت تصویری و از طریق فناوری ویدیو کنفرانس برگزار شود.

افراد انعطاف‌پذیری بیشتری برای حضور یافتن در جلسات خواهند داشت، و به راحتی می‌توانند با کمک لپ‌تاپ یا حتی تلفن همراه خود در جلسه حضور یابند و در نتیجه غیبت هیچ کدام از اعضا منجر به لغو جلسه نخواهد شد.

 

 
جمع‌بندی نهایی

ویدیو کنفرانس وسیله ارتباطی موثر برای برقراری ارتباط در آن واحد بین دو یا چند نفر است که بدون در نظر گرفتن فاصله‌ها است، مزیت اصلی ویدیو کنفرانس در واقع کمک به برقراری ارتباطات سازنده‌تر و راحت‌تر با صرف هزینه‌های کمتر و در کمترین زمان ممکن است. که در نهایت منجر به برگزاری جلسات با بهره‌وری بالاتر خواهد شد.

راهکارهای زیادی اعم از نرم‌افزاری،سخت‌افزاری و ترکیبی (شامل نرم‌افزار و سخت‌افزاری) برای راه‌اندازی ویدیو کنفرانس وجود دارد.

پیشنهاد ما برای شما بهره‌گیری از خدمات مشاوره و راه‌کارهای رستاک سامانه ویرا است. 

تیم رستاک سامانه با رویکرد “راهکارمحور” بودن فارغ از نوع و برند تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، ضمن بررسی وضعیت موجود و نیازهای مشتری راه‌کارهای متناسب با نیاز مشتری را تا مرحله بهره‌برداری و پشتیبانی ارایه می‌نماید باعث افتخار است که به عنوان مشاور و مجری پروژه‌های ویدیو کنفرانس در کنار شما باشیم.